I denna policy beskriver vi hur och varför Riviera4you i Villefranche AB, org. nr 559188-6303 (nedan ”R4Y”, ”vi”, ”oss”) behandlar personuppgifter när du bokar boende via oss. R4Y utför all hantering av personuppgifter i enlighet med EUs integritetslagstiftning GDPR. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är R4Y om inget annat anges i denna information.

Vilka personuppgifter vi samlar in och varför

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det kan också vara exempelvis bokningsnummer och IP-nummer om de kan kopplas till fysiska personer.

Uppgifter som samlas in för att hantera en bokning

När du bokar boende hos R4Y samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din bokning. Om bokningen omfattar barn samlar vi in dessa uppgifter även för barnet förutsatt att detta krävs för att fullgöra bokningen. Exempel på sådana uppgifter kan vara t.ex. namn, personnummer, adress, e-postadress, bokningsnummer, reslängd, destination och hur du betalade samt kredit- eller annan betalningsinformation.

Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster

När du använder vår webbplats, bokningssajter eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, t.ex. ditt IP-nummer om det kan kopplas till fysiska personer. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, och vilka sökningar du gör.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig

Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra gäster i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga individers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. När du lämnar personuppgifter om andra gäster måste du vara säker på att dessa gäster samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna uppgifterna. Om lämpligt bör du även försäkra dig om att dessa förstår hur deras personuppgifter kan komma att användas av oss.

Hur vi använder och lagrar dina uppgifter

R4Y behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av flera rättsliga grunder, såsom fullgörande av avtalet, baserat på en intresseavvägning eller specifikt samtycke från dig, eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå vara nödvändig att spara för andra ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra en bokning.

Administration av din bokning

För att kunna fullfölja en bokning (dvs. fullgöra avtalet) använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut bokningsbekräftelse och för att göra boendebokning. Administration av din bokning inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort (dvs. fullgöra rättsliga förpliktelser).

För att kunna tillhandahålla dig kundservice

Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din bokning. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Detta gör vi för att kunna fullgöra avtalet med dig och med stöd av vårt berättigade intresse att ge dig god service. Vi kan också komma att använda de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

Utskick av information

När du genomfört en bokning hos oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, viktig information om din kommande vistelse (dvs. för att fullgöra avtalet och med stöd av vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra tjänster).

Marknadsföring

Vi vill gärna skicka relevanta erbjudanden och nyheter till dig om våra tjänster. Uppgifter så som information kring dina tidigare bokningar, surfvanor och sökinställningar kan användas av R4Y för att kontakta dig per post, e-post eller telefon i marknadsföringssammanhang. På så sätt kan vi skräddarsy vår kommunikation så att den blir mer relevant för dig. Vi kan också skicka information om samarbetspartners produkter och tjänster som vi tror kan vara intressanta för dig. Om du inte önskar motta marknadsföring från oss kan du närsomhelst avböja sådan genom att kontakta oss på kontaktuppgifter nedan.

Lagkrav

Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande redovisning.

Lagringstider

Vi sparar aldrig data längre än vad vi behöver och använder enbart dina personuppgifter för de ändamål som framgår av denna policy. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet. Om uppgifter behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre utgör personuppgifter. De personuppgifter vi samlar in vid en bokning sparas i vår kunddatabas i fem år. Om du inom fem år från hemkomsten av denna resa gör en ny bokning kommer uppgifter om tidigare bokningar att sparas ytterligare fem år. Personuppgifterna lagras som underlag för marknads- och kundanalyser, för statistikändamål samt för att kunna ge dig ett bättre bokningserbjudande och bättre service. Vid reklamationer kan vissa uppgifter komma att sparas i tio år för att vi ska ha möjlighet att försvara oss mot rättsliga anspråk. Enligt lag är vi skyldiga att bokföra och bevara vissa uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Vi måste därför lagra dessa uppgifter i cirka sju år. Om du har registrerat dig för att motta vårt nyhetsbrev kommer vi att spara det uppgifter som behövs för att administrera detta så länge du inte avregistrerar dig från nyhetsbrevet eller meddelar oss att du inte längre vill motta detta.

Utlämning av personuppgifter

För att kunna fullgöra den bokning du gjort hos oss, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners. Vi delar enbart personuppgifter med dessa i den mån det är nödvändigt för att de ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter delar vi dina personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till R4Y. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter.

Avtalspartners och IT-leverantörer

Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Agenter och digitala partners

När du bokar boende med R4Y via en resebyrå eller en webbplats (digital partner) som vi samarbetar med för marknadsföring av våra boenden kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till resebyrån eller webbplatsen. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy. När du bokar genom en agent lämnar du själv dina personuppgifter till agenten och samtycker till att agenten behandlar dessa i sin verksamhet. Agenten kan därför identifiera dig t.ex. med hjälp av ditt bokningsnummer. Vi ansvarar inte för agentens hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till resebyrån.

Utlämning till tredje land

Eftersom våra boenden framförallt är i Frankrike finns en del av våra samarbetspartners inom EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan.

Lägenhets- och fastighetsinnehavare

Lägenhets- och fastighetsinnehavare kan komma att få tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna fullföljas. Det är i förekommande fall uppgifter om namn och ålder för alla resenärer på bokningen och telefonnummer till beställaren.

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke

Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen.

Återkallelse av samtycke

Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att anonymisera de personuppgifter vi har om dig, och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket, t.ex. gällande direktreklam. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig

Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig. Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam. Du är när som helst välkommen att kontakta oss för att få ett utdrag av dina personuppgifter, få dem ändrade eller raderade.

Kontakt

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:
info@riviera4you.com
Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats.